Что такое товарно-транспортная накладная, и ее отличие от транспортной накладной

Содержание:

• Что такое товарно-транспортная накладная?
• Что такое транспортная накладная (ТН)?
• Основные цели оформления ТТН и ТН
• В чем разница ТТН от ТН?
• Что указывается в ТТН и ТН?
• Как правильно составлять и заполнять ТН и ТТН
• Доставка крупногабаритных товаров для интернет-магазинов

Любая доставка грузов автомобилем сопровождается обязательными учетными формами. Среди них два бланка занимают особое место: товарно-транспортная накладная и транспортная накладная (ТН). Предприниматели, бухгалтеры и логисты нередко путают их назначение, хотя различие между ними напрямую влияет на налоговый учет и юридическую силу договора.

Что такое товарно-транспортная накладная?

ТТН — первичная учетная форма. Предназначена для фиксации движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) при доставке автомобилем и служит основанием для расчетов с перевозчиком.

Бланк одновременно выполняет две функции: фиксирует передачу товара от грузоотправителя к грузополучателю и закрывает расчеты за услуги. Унифицированная форма — № 1-Т, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Она состоит из двух частей.

Товарная часть заполняется грузоотправителем. Здесь указываются наименование ТМЦ, единица измерения, количество мест, цена и сумма с учетом НДС. Ставят подписи тот, кто отпустил груз, и главный бухгалтер.

Транспортная часть оформляется совместно перевозчиком и грузополучателем. В нее вносят данные об автомобиле, водителе, маршруте и рассчитывают стоимость с учетом тарифов.

Документ составляется в четырех экземплярах:

• первый — грузоотправителю, для списания ТМЦ;
• второй — грузополучателю, для оприходования товара;
• третий и четвертый — перевозчику, для подтверждения факта доставки и расчетов с заказчиком.

Сегодня обязательное применение существенно ограничено. Большинство участников рынка используют ее по соглашению сторон как удобный комбинированный инструмент учета товара и оформления расчетов за доставку.

Что такое транспортная накладная (ТН)?

ТН — это перевозочная форма, которая фиксирует сам факт того, что договор на перемещение груза автомобилем был заключен. Бланк действует на основании Постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 — форма закреплена в приложении № 4 к этому нормативному акту.

Цена товара в ТН не фигурирует. Документ юридически связывает троих: отправителя, перевозчика и получателя. С 2022 года форма стала компактнее: вместо 17 пунктов в ней осталось 12.

ТН печатают в трех экземплярах — по одному для отправителя, получателя и перевозчика. Если бланк одновременно служит первичным учетным документом, добавляют четвертый экземпляр.

Когда ТН оформлять необходимо:

• доставку покупателю выполняет привлеченный перевозчик;
• продавец везет товар своим автомобилем, но стоимость доставки прописана в договоре отдельной строкой;
• подписан договор перевозки или транспортной экспедиции.

При самовывозе и в ситуации, когда доставка уже заложена в цену товара, оформлять ТН не нужно.

Основные цели оформления ТТН и ТН

Понимание целей каждого бланка помогает избежать ошибок.

Цели ТТН:

• учет движения ТМЦ — списание у отправителя, оприходование у получателя;
• расчеты с перевозчиком на основании транспортной части;
• подтверждение затрат на доставку для налога на прибыль и УСН.

Цели ТН:

• юридическое закрепление договора перевозки;
• доказательство реальности грузовой операции перед налоговыми органами;
• контроль исполнения обязательств: сроки, маршрут, состояние груза.

Согласно письмам Минфина РФ, при наличии договора перевозки затраты на доставку подтверждаются именно транспортной накладной. ТТН в этом качестве может использоваться, но не заменяет ТН. Обратное правило также не действует.

В чем разница ТТН от ТН?

ТТН и ТН — в чем разница и когда применять каждый из них? Ответ кроется в назначении. Первое охватывает и движение товара, и расчеты с перевозчиком. Второе подтверждает исключительно факт заключения договора перевозки.

Бланки отличаются по нескольким параметрам.

Структура. Форма 1-Т состоит из двух частей — товарной и транспортной. В ТН предусмотрено 12 пунктов: условия доставки, состояние пломб, замечания перевозчика, особые требования к автомобилю.

Сведения о товаре. В ТТН указываются цена и стоимость ТМЦ, а также банковские реквизиты плательщика. В ТН этих данных нет ,только сумма за услуги перевозчика.

Количество экземпляров. ТТН — четыре, ТН — три (или четыре при использовании в качестве первичной учетной формы).

Область применения. ТТН используется по соглашению сторон. ТН обязательна при любой коммерческой доставке со сторонним перевозчиком.

ТТН и ТН отличаются также по кругу лиц, которые их подписывают.ТТН расписываются бухгалтер и лицо, отпустившее груз; в ТН — уполномоченные представители всех трех сторон договора. ТТН не заменяет ТН при наличии договора перевозки. Оба бланка могут оформляться одновременно, если этого требует характер операции.

Что указывается в ТТН и ТН?

Содержание ТТН

Шапка формы 1-Т: номер и дата, наименования грузоотправителя, грузополучателя и плательщика с банковскими реквизитами.

Товарная часть: наименование ТМЦ, единица измерения, количество мест, цена, сумма с НДС. Подписи нужны от лица, отпустившего груз, и главного бухгалтера.

Транспортная часть: данные о водителе, автомобиле, путевом листе, пунктах погрузки и разгрузки. Расчет стоимости доставки с учетом тарифов.

Содержание ТН

Грузоотправитель заполняет пункты 1–5 до погрузки:

• сведения о грузоотправителе;
• сведения о грузополучателе;
• описание груза: наименование, количество мест, масса, вид упаковки;
• перечень сопроводительных форм;
• указания по особым условиям доставки.

Перевозчик заполняет пункты 6 и 7 — данные о себе и автомобиле. Пункт 8 «Прием груза» стороны оформляют вместе при погрузке: фиксируют состояние груза, тары и пломб. Пункт 9 «Сдача груза» заполняет грузополучатель при разгрузке. Пункт 12 «Стоимость перевозки» заполняется, когда ТН выступает первичным учетным бланком.

Как правильно составлять и заполнять ТН и ТТН

Заполнение ТН

Грузоотправитель заполняет пункты 1–5 до подачи автомобиля. Перевозчик вносит данные в пункты 6 и 7 при прибытии. В момент погрузки обе стороны совместно оформляют пункт 8 — с этого момента договор считается заключенным, груз переходит под ответственность перевозчика. При разгрузке грузополучатель заполняет пункт 9 и при необходимости вносит замечания.

Подписи проставляют уполномоченные представители каждой из трех сторон. Водитель не вправе подписывать бланк ТН от имени перевозчика без доверенности.

Заполнение ТТН

Оформление формы 1-Т начинается с шапки. Грузоотправитель вносит данные в товарную часть: перечисляет ТМЦ с ценами, подписывает бланк совместно с бухгалтером. Транспортная часть оформляется при погрузке: вносятся данные об автомобиле, водителе, маршруте. При приемке груза получатель проверяет соответствие фактических сведений и расписывается в обеих частях.

Типичные ошибки при оформлении

• Незаполненные обязательные графы: отсутствие подписей, дат, реквизитов сторон.
• Подписание ТН водителем от имени перевозчика без доверенности.
• Использование устаревшей формы ТН (до редакции 2022 года).
• Несовпадение данных в ТН, товарной накладной и счете-фактуре.
• Отсутствие сведений о состоянии пломб и тары в пункте 8 ТН.

Исправления в первичных учетных формах не допускаются. Должный порядок действий при ошибке — оформить отдельный корректировочный документ. С 1 сентября 2026 года ТН переходит в обязательный электронный формат — электронная транспортная накладная (ЭТрН) согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Участникам рынка уже сейчас необходимо заключить договор с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Доставка крупногабаритных товаров для интернет-магазинов

Интернет-магазины, реализующие крупногабаритные товары (КГТ) — мебель, бытовую технику, строительные материалы, — работают с повышенными требованиями к логистике. Вес таких отправлений начинается от 25 кг, а для их перемещения нужны специализированный автомобиль и дополнительные грузчики.

Со стороны документооборота доставка КГТ не отличается от стандартной. При привлечении стороннего перевозчика оформляется ТН, передача товара покупателю подтверждается товарной накладной или универсальным передаточным документом (УПД). В пункте 5 ТН необходимо указать особые условия: требования к автомобилю, условия крепления груза, допустимые температурные режимы.

Служба доставки Dalli специализируется на перевозке КГТ для интернет-магазинов. Схема работы проста: магазин передает информацию о заказах, курьеры забирают груз со склада в установленный интервал, на следующий день доставляют товар до двери покупателя. Компания перевозит грузы весом от 25 до 120 кг, работает 364 дня в году и предоставляет полное документальное сопровождение каждой поставки.