Нужно ли интернет-магазину применять онлайн кассу

Интернет-магазин должен передавать в налоговые органы данные обо всех покупках. Для этого используется кассовое оборудование. В статье разберемся, нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина, и рассмотрим случаи, когда она не обязательна. Осветим основные моменты работы: выбор устройства, процесс выдачи и отправки чеков, передача данных в ОФД, услуги платежного агента.

Онлайн-касса — что это такое

Это специальное оборудование для расчетов с физическими и юридическими лицами. Другие названия — контрольно-кассовая техника (ККТ), контрольно-кассовая машина (ККМ). ККМ передает данные обо всех платежах в налоговую службу через аккредитованную компанию-оператора, с которым заключается договор.

Через ККМ проходят все покупки, сделанные онлайн и офлайн, формируются кассовые чеки для покупателей. Получив данные о доходах продавца, налоговые органы определяют размер налогов, которые должен уплатить предприниматель.

Требования законодательства и штрафы за нарушения

С 1.07.2017 все интернет-магазины должны работать с онлайн-кассами, кроме тех, которые пользуются только электронными формами оплаты: WebMoney, ЮMoney, СБП, Яндекс Пэй, SberPay и др. А с июля 2018 года их тоже обязали применять ККТ.

Законодательство обязывает иметь онлайн-кассу все компании, принимающие оплату от розничных покупателей — физических лиц. Эта норма прописана в федеральном законе 54-ФЗ. Также ККМ обязаны использовать почти все индивидуальные предприниматели.

Нужна ли касса для интернет-магазина? В большинстве случаев — да, причем при любой форме расчета — наличными, по безналу, с помощью электронных денег. Есть и исключения, о которых поговорим ниже.

Если интернет-магазин не выполняет требования (не применяет ККТ при расчетах), следуют санкции в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ:

• Для ответственных лиц сумма штрафа составляет минимум 10 тыс. рублей — от четверти до половины выручки.
• Юридические лица выплачивают не менее 75% или всю не проведенную через кассу сумму (минимум 30 тыс. рублей).
• Если нарушение совершено повторно и сумма выручки достигнет миллиона рублей, работу магазина могут остановить на 90 суток, а ответственное лицо отсраняют от работы на 1–2 года.
• Если ККТ не соответствует требованиям закона, например, не прошла регистрацию, штраф для ответственного лица составит от 1,5 до 3 тыс. рублей, а для компании — от 5 до 10 тыс. рублей.
• Если клиенту не выдан чек, с ответственного лица могут удержать 2 тыс. рублей, с юрлица — 10 тыс. рублей.

Чтобы продавать товары в интернете, частный предприниматель или компания должны купить ККТ или воспользоваться услугами посредников.

Должен ли интернет-магазин, который принимает оплату от физлиц через сайт банковской картой, применять кассу? В этом случае кассовый аппарат понадобится. Регистрируясь на сайте налоговой, владелец интернет-магазина указывает, что касса будет использоваться только для оплаты онлайн.

Нужен ли кассовый аппарат интернет-магазину, принимающему оплату картой или через электронный кошелек при помощи платежного агрегатора? ККМ иметь не обязательно, если посредник выдает фискальные чеки покупателям. Если таких услуг он не оказывает, вам придется установить собственное оборудование.

Предусмотрены и другие случаи, когда предпринимателям не обязательно использовать онлайн-кассу. Полный список исключений представлен в тексте Федерального закона № 54-ФЗ (статья 2).

Как работает онлайн-касса

Для передачи данных ККТ имеет доступ в интернет и специальное устройство для записи всех операций — фискальный накопитель. Он сохраняет и пересылает информацию о каждой операции. Данные передаются в зашифрованном виде, их технически невозможно изменить, чтобы уменьшить налогообложение.

В момент оплаты покупателю выдается бумажный или электронный чек. Закон позволяет поручать выдачу чека платежному агенту, функцию которого может выполнять агрегатор платежей или курьерская служба.

Необходимо зарегистрировать оборудование в налоговой, куда будет передаваться информация о всех операциях. Процедурой будет заниматься оператор фискальных данных — с ним заключается договор.

Выбор кассы

Существуют различные виды аппаратов:

• стационарные с дисплеем и без него (тогда заказ формируется на планшете или ПК, ККТ только выдает чек);
• мобильные кассы — актуальны для выездной торговли и курьерской доставки;
• аппараты «2-в-1» — выдают чеки, принимают карты;
• облачные — устанавливаются в дата-центрах, к ним подключаются по сети.

Какой из этих видов касс нужен для интернет-магазина? Если он не имеет пункта выдачи и курьерской доставки, принимает оплату только онлайн безналичными средствами, следует установить облачную кассу. Она не печатает бумажные чеки, а только пересылает их в электронном виде на email или телефон. Обслуживанием занимается сторонняя компания, а предприниматель платит за аренду раз в месяц или сразу арендует аппарат на большой срок (тогда стоимость будет ниже).

Если кроме сайта у вас есть обычная торговая точка/за покупку можно заплатить в ПВЗ и курьеру, понадобится еще одна касса, уже физическая. Или покупайте модель, которая умеет создавать чеки в бумажном и электронном видах.

Варианты оплаты для интернет-магазина

Закон требует, чтобы продавец выдавал покупателю чек в момент расчета на сайте, а также при получении посылки в ПВЗ или при доставке ее курьером до двери. Причем неважно, рассчитывается заказчик наличными или банковской картой.

Оплата на сайте

Принимается безналичным способом — через систему быстрых платежей, интернет-эквайринг, мобильное приложение, переводом на банковский счет, электронными деньгами.

Облачная касса сразу же присылает покупателю чек в виде SMS или на электронную почту. Именно для этого он вносит свои контакты в электронную форму. Чек не выводится на бумагу, но при необходимости покупатель может сам сделать распечатку на принтере, скачав файл.

Все операции производит интернет-магазин, а служба доставки просто привозит заказ покупателю.

Расчет в пунктах выдачи

Когда выдача товара производится в ПВЗ, сотрудники могут принимать платежи наличными или картой, и сразу же обязаны выдать чек.

Если пунктов несколько, в каждом должна быть своя касса, которая регистрируется по адресу ПВЗ.

Когда оплата производится и в ПВЗ, и на сайте, удобнее и выгоднее подключать не разные кассы, а одну, которая выдает чеки в электронном виде и на бумажном носителе.

Оплата при доставке курьером

Товары могут доставлять ваши собственные курьеры. Они же принимают оплату наличными или картой. Тогда интернет-магазин регистрирует обычную онлайн-кассу. Это может быть автономная мобильная модель, работающая от аккумулятора, а также касса с терминалом для банковской карты. Для курьерской доставки удобно использовать мобильные терминалы, которые работают без подзарядки 24 часа, заряжаются от прикуривателя авто.

Если у вас большой штат курьеров, не нужно обязательно покупать кассу для каждого. Вы можете установить одну удаленную ККМ в офисе и подключить телефоны сотрудников через кассовое приложение.

Если пользуетесь услугами курьерской службы, и она принимает оплату, выдает чеки, то покупать кассу необязательно. Но все равно следует уточнять все нюансы у посредника. Например, компания Dalli кроме услуг курьерской доставки также занимается кассовым обслуживанием интернет-магазинов. Наши курьеры принимают оплату при получении посылки, выдают бумажные чеки. Мы также можем пересылать данные в ОФД. Но при этом интернет-магазин все равно обязан иметь собственную кассу с эквайрингом. Чтобы узнать детали и получить консультацию, свяжитесь с нами удобным способом.

Постаматы

Большинство моделей оснащены купюроприемником, терминалом для банковской карты и принтером для чеков. Чтобы получить посылку из ячейки, нужно ввести код, который присылается на email, в личный кабинет или на телефон. Оплатить покупку можно заранее на сайте или прямо на месте.

Чтобы пользоваться услугами постамата, вы заключаете договор с логистическим оператором, который выступает в роли платежного агента: выдает чеки, переводит деньги на счет продавца. Тогда онлайн-касса тоже не нужна.

Доставка по почте наложенным платежом

Один из популярных способов доставки — отправление посылок через почтовое отделение. В таком случае оплата может производиться наложенным платежом — с оплатой при получении. Почта России как платежный агент принимает оплату от получателя, выдает ему посылку и чек.

Начало работы

Подробный алгоритм регистрации ККМ вы найдете в нашем блоге.

Кратко напомним о ключевых этапах. Сначала нужно приобрести аппарат и заключить договор с оператором фискальных данных. Он станет посредником между вашим бизнесом и налоговыми органами — вы будете передавать ему чеки, а из ОФД они поступят в ФНС. Оператора выбирают из реестра налоговой.

Если регистрируетесь через сайт, понадобится электронная подпись — КЭП. Она бесплатно предоставляется в налоговой владельцу бизнеса. Если у вас уже есть электронная подпись, новую получать не нужно.

Далее подается заявление на сайте ФНС www.nalog.gov.ru. Вы должны заполнить форму, указав адрес интернет-магазина, место установки ККМ, ее номер и данные фискального накопителя.

После успешного прохождения регистрации вы получите карточку, которая хранится в вашем личном кабинете на сайте налоговой.

Как подключается ККМ

Подключение к сайту будет быстрым, если он создан на платформе, интегрированной с кассой. Остается действовать согласно инструкции разработчика. Второй вариант — заказать платную настройку у обслуживающей компании.

В том случае, когда онлайн-касса интегрирована с 1С-Битрикс, Эквид, AdvantShop или другими ИТ-платформами, алгоритм настройки максимально простой. Например, такой:

1. Выбор способа отправки данных — открытый API, Робокасса.
2. Настройка товароучетной системы.
3. Подготовка ККМ к обработке заказов.

В зависимости от типа платформы шаги могут отличаться.

Сколько онлайн-касс подключать

Нужно ли применять несколько ККТ при расчете в интернете, если у вас не один сайт, а больше?

Юрлица и ИП, имеющие несколько интернет-платформ, могут устанавливать всего один аппарат. При его регистрации указываются адреса каждого сайта.

Две кассы (и больше) могут понадобиться, если вы принимаете оплату онлайн и офлайн. На сайте используется облачная касса, а курьеры и сотрудники ПВЗ используют стационарную ККТ, которая выбивает чеки. В каждом ПВЗ устанавливается свой аппарат.

Несколько касс часто используют крупные магазины. Один аппарат может не справляться с интенсивным товарооборотом.

Ключевые моменты

Главное, что следует знать о работе ККМ:

• Чек выдает человек, принимающий оплату, причем в том же самом месте и в тот же момент.
• Для продажи товаров через интернет-магазин онлайн-касса должна работать круглосуточно.
• Если вы принимаете платежи в ПВЗ или при доставке курьером, можете использовать обычную кассу, а если через сайт — нужна облачная.
• Если совмещаете офлайн- и онлайн-оплату, понадобятся две кассы или модель, которая адаптирована для обоих форматов.
• ККМ для интернет-торговли может не иметь печатного устройства, но должна формировать и посылать электронный чек.
• Для применения ККТ необходимо заключить договор с оператором и зарегистрировать аппарат в ФСН (понадобится КЭП). Услуги ОФД часто входят в договор по обслуживанию облачной кассы.

Итак, мы разобрались, нужна ли касса для интернет-магазина, если владелец ИП или юридическое лицо. Как правило, нужна, но закон предусматривает ряд исключений.

Выдачу чеков и передачу отчетов в налоговую может взять на себя посредник. Им может стать компания Dalli: доставим заказ покупателям, примем оплату на сайте и офлайн наличными и безналичным способом. Наши курьеры пользуются стандартными терминалами и выдают бумажные чеки (на них указываются сумма, реквизиты нашей компании). Чек пересылается в ОФД, если клиент подключает эту услугу. Переводим деньги интернет-магазину в течение трех дней. Финансовые отчеты предоставляем еженедельно или чаще — по согласованию.

Работаем по прозрачным тарифам: эквайринг — 4%, РКО — 2%. Надбавка за доставку заказа без наложенного платежа — 85 рублей, за наложенный платеж наличными — 0,5%, минимальная сумма — 30 рублей. Обратите внимание, что вам все равно нужно иметь собственную кассу с эквайрингом и расчетный счет, куда мы будем переводить деньги.

Для подключения кассы Dalli клиент предоставляет нам свои банковские реквизиты для перевода средств. Чтобы узнать подробности и заключить договор, позвоните нам или оставьте свои контакты на сайте.