Как выбрать и зарегистрировать онлайн-кассу, чтобы легально принимать платежи

Сегодня предприниматели и компании, представленные на российском рынке, пользуются онлайн-кассами — аппаратами для упрощения взаимодействия с налоговыми органами, автоматизации финансовых операций. Это требование законодательства. Расскажем подробнее, как работает онлайн-касса, как ее правильно подключить и поставить на учет в налоговой, используя алгоритмы обычной и онлайн-регистрации. Уделим внимание покупке основного устройства и дополнительного оборудования. Поможем разобраться, как интегрировать инструмент в бизнес.

Кому и для каких целей нужна онлайн-касса

Кассовый аппарат со специальным модулем — фискальным накопителем — практически мгновенно пересылает чеки и другую информацию по расчетам оператору фискальных данных (ОФД). А тот передает ее в Федеральную налоговую службу.

До 2017 года в кассовой технике использовалась электронная контрольная лента, но онлайн данные не пересылались. Современная техника выполняет эту функцию, для чего имеет выход в интернет. Преимущества ее использования:

• Продавец не может скорректировать информацию, например, занизить доход, чтобы уменьшить сумму налога.
• Данные передаются в течение нескольких секунд.
• Расчеты прозрачные, их можно проверить по чеку, QR-коду.
• Информация надежно защищена.
• Процедура подключения максимально проста, ККТ (контрольно-кассовую технику) можно зарегистрировать удаленно. Многие модели уже имеют встроенное программное обеспечение.
• Для автоматизации бизнеса используется личный кабинет.

Аппарат создает электронные чеки, которые отправляются на электронную почту покупателя или номер телефона, но может печатать их и на бумажной ленте.

Всегда ли нужна онлайн-касса для ИП? Федеральный закон №54 обязывает отечественный бизнес за некоторыми исключениями использовать такие устройства в торговле. Ими должны пользоваться большинство ИП и юрлиц, когда они продают продукцию или услуги физическим лицам — при любой форме оплаты. А еще — организациям и индивидуальным предпринимателям, если те платят картой или наличными.

Исключения прописаны в том же нормативном документе. Например, если продаете мороженое в уличном киоске или прохладительные напитки на розлив, такой аппарат не нужен. Без него могут работать сельские аптеки, самозанятые. Кроме того — ИП, сдающие жилье или машино-место в аренду, ремонтирующие обувь, изготавливающие ключи, продающие газеты и журналы в киосках. К исключениям относится торговля с открытых прилавков на рынке. Также освобождаются от обязанности бизнесмены, работающие в труднодоступной местности. Еще одно исключение — когда оплата предпринимателям переводится безналичным способом от юрлиц.

Кассовый аппарат нужен, когда вы торгуете в собственном интернет-магазине, а если реализуете их на маркетплейсе — нет. Площадка сама выдает чеки, переводит вам средства. Если вы пользуетесь услугами курьерской службы, то делегируете ей регистрацию чеков. Во многих случаях служба доставки получает комиссию с продаж.

Какие типы касс существуют

Производится несколько видов таких устройств. Чтобы приобрести подходящую онлайн-кассу для магазина, необходимо учитывать потребности бизнеса, условия использования.

Для фиксированного места работы покупают стационарные кассы, работающие от сети. У них широкий экран — удобно для поиска карточек товаров. Для выездной торговли чаще используются мобильные кассы, работающие от встроенного аккумулятора, и многие из них дополнительно оборудуются сканером штрихкода.

Поговорим об основных типах и их преимуществах подробнее.

Автономная касса

Простой аппарат с кнопками, встроенным аккумулятором, принтером чеков и ж/к дисплеем. Не требует подключения к компьютеру и установки дополнительного программного обеспечения. Используется в выездной торговле, небольших точках продаж с ограниченным ассортиментом и низкой проходимостью, а также курьерскими службами.

Недостаток — небольшой объем внутренней памяти. То есть невозможно внести много данных — применимо только для ограниченной номенклатуры товаров. Преимущества: автономность, небольшие размеры (помещается в карман, сумку), подходит для условий улицы, низкая стоимость (от 5,7 до 40 тыс. рублей). Подключается по Bluetooth, через Wi-Fi или SIM-карту. Сохраняет данные о расчетах без выхода в сеть и отправляет их, когда установлено подключение.

Для крупных сетей такие модели не подходят: не интегрируются с ПК, медленно печатают чеки — невозможно быстро обслужить много покупателей. Товарные позиции нужно вводить вручную. Если номенклатура включает тысячи наименований, на них просто не хватит памяти.

Фискальный регистратор

Не имеет клавиатуры и дисплея, напоминает компактный принтер. Подключается к компьютеру, для продаж используются специальные программы — кассовые, товароучетные. Преимущества: высокая скорость работы, большой охват товаров благодаря использованию памяти компьютера. Аппарат печатает чеки с высокой скоростью, а ширина ленты может составлять 80 мм.

Фискальная онлайн-касса — выбор оптовых компаний, большого и среднего бизнеса. Обязательно требует подключения к ПК. Широкий монитор удобен для магазинов с богатым ассортиментом, можно открывать сразу несколько программ — все будет хорошо видно на экране. То, что нужно для большого магазина. Средняя стоимость оборудования — от 3 до 50 тысяч рублей.

POS-система

Включает специальный компьютер, предназначенный для торговли, монитор (моноблок или отдельный дисплей), фискальный регистратор и программируемую клавиатуру. Также подключаются терминал для банковских карт, сканер штрихкодов и прочее дополнительное оборудование. Помогает автоматизировать процессы: загружать цены, товары, скидки, контролировать начало и конец смены.

Систему можно обновить в случае изменений в законодательстве, а комплектующие обычно легко найти в продаже. Минус — высокая стоимость (от 10 до 150 тыс. рублей). Такие комплексы закупают розничные сети и супермаркеты, где место работы кассира фиксированное, ассортимент широкий, а поток покупателей интенсивный.

Облачная онлайн-касса

Нужна интернет-магазину, службе доставки, чтобы покупатели оплачивали заказы через интернет. Для офлайн-точки с расчетом на месте такой сервис не подойдет. Печатать бумажные чеки невозможно. Специальное ПО создает и отправляет чеки покупателям на телефон, электронный адрес.

Физический аппарат покупается и устанавливается в серверной. Обычно его арендуют у серверных компаний, месячная оплата составляет примерно 2 тыс. рублей.

Для подключения оплаты через сайт продавец подключается к сервисам по приему платежей или оформляет с банком договор на услуги интернет-эквайринга.

Выбор типа кассы

Оптимальные варианты касс для различных сценариев ведения бизнеса:

• мобильные продажи, маленький магазин с ежедневным потоком до 50 чеков, курьеры, сервисы без по позиционного учета — автономная модель;
• ИП, оптовая компания — фискальный регистратор;
• интернет-магазин — облачная касса;
• крупная розничная сеть, магазин с огромным ассортиментом — POS-система.

Если нужны минимальные базовые функции — принять оплату, выдать чек, переслать информацию, — подойдет простой и недорогой автономный аппарат. Когда необходимо вести базу клиентов, делать отчеты о выручке, удобно использовать смарт-терминал, встроенный в девайс — например, планшет.

Дополнительная техника

К некоторым моделям ККМ можно подключать дополнительное оборудование, которое расширяет функциональность аппарата.

• Сканер штрихкодов — считывает информацию с упаковки и автоматически передает в кассу, данные не нужно вводить вручную — экономится время. Удобно для продажи на кассе, инвентаризации. Модель 1D желательно иметь каждому крупному магазину, а для продажи крепких спиртных напитков обязательно наличие сканера 2D.
• Терминал для эквайринга — необходим при безналичном расчете (банковские карты, мгновенные платежи). Для работы с банком подписывается соответствующий договор. Оплата таким способом позволяет покупателям получать бонусы от банка (кешбэк). Продавцу удобнее принимать оплату — не нужно проверять купюры, давать сдачу.
• Принтер для печати этикеток — используется в магазине для самостоятельной маркировки товаров. Понадобится также чековая лента для печати, ширина которой подбирается под формат принтера.
• Денежный ящик — устройство для безопасного хранения выручки, актуально для магазинов, в которых рассчитываются наличными.
• Торговые весы — могут работать автономно или интегрируются в кассовую систему.
• Дисплей для покупателя — клиент может видеть сумму при расчете.

При покупке обратите внимание, подходит ли интерфейс подключения устройств к используемому аппарату: USB, Bluetooth, RJ-45/12/11, RS-23.

Где можно купить подходящую онлайн-кассу

Устройство должно отвечать требованиям законодательства. Проверить, какие модели разрешены к использованию, можно на официальном сайте налоговой — там размещен реестр ККМ. Если модели нет в списке, будет считаться, что вы работаете без кассового аппарата, и получите штраф.

Где покупают устройства:

• У ОФД, и тогда он отвечает за подключение и настройку оборудования. Минус — ограниченный ассортимент.
• В банке. Вы можете приобрести онлайн-кассу с эквайрингом, и плату будут брать только за услугу приема платежных карт, а аренда самого аппарата бесплатная.
• У мобильных операторов — обычно оборудование работает на их софте, и это может оказаться недостатком.
• На заводе — если нужна оптовая партия. Изготовитель редко продает такую продукцию в розницу.
• У другого предпринимателя — б/у. Не забудьте потребовать у него документ о снятии с учета в налоговой, а также следует проверить, не была ли техника утеряна или украдена. И вам все равно понадобится новый фискальный накопитель. Риск в том, что если предыдущий владелец выбивал по кассе липовые чеки, то аппарат может быть под особым вниманием налоговой.

Также необходимо приобрести и установить фискальный накопитель, даже если вы пользуетесь облачной кассой. Он покупается на срок 15 месяцев или 3 года — в зависимости от сферы деятельности и налогового режима. На 15 месяцев модуль устанавливают ИП, работающие сезонно, в отдаленных регионах, продающие подакцизные товары. А также предприниматели, занесенные в ОСНО. Три года — срок для ИП, оказывающих услуги, работающих по патенту или уплачивающих налоги по УСН, ЕСХН. Большинство компаний используют формат фискальных документов ФФД 1.2, это тоже важно учитывать. Когда срок истекает, накопитель меняют на новый, а старый хранят 5 лет.

Подробная инструкция по подключению онлайн-кассы

Для начала работы необходимо купить ККМ, затем зарегистрировать в налоговой службе, а для этого нужно иметь подписанный договор с ОФД. Вот как все выглядит поэтапно.

Как происходит регистрация онлайн-кассы в налоговой

Сначала нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Без этого невозможно получить регистрацию в налоговых органах. Исключение — труднодоступная местность. Оператор выбирается из государственного реестра, стоимость услуг — примерно 3 тыс. рублей.

Далее касса регистрируется в отделении налоговой службы. Намного проще и быстрее сделать всё в личном кабинете на сайте nalog.ru. При этом указываются данные об организации и кассовом аппарате.

Чтобы зарегистрировать аппарат в ФНС, понадобится регистрация налогоплательщика и пакет документов — далее приводим их перечень. Подать заявление можно в любой налоговой орган, однако регистрационную карточку выдадут только в вашем территориальном ведомстве.

Налоговые органы отказывают в регистрации, если предоставленные данные неточные или неполные, техники нет в реестре или она числится как украденная, утерянная.

Удаленная регистрация

Имея заключенный договор с ОФД, вы можете зарегистрировать кассу удаленно. Вот как подключить онлайн-кассу без личного посещения государственного учреждения.

1. Оформить электронную подпись, которая выдается в налоговой бесплатно. Если КЭП у компании уже есть, новую получать нет необходимости.
2. Подайте заявление на регистрацию. ИП может сделать это на сайте ФНС, юрлицо — через личный кабинет.
3. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» выберите пункт «Зарегистрировать ККТ», и здесь нужно указать ручной ввод параметров. Укажите адрес установки кассы и самой торговой точки. Они будут разными, если вы используете облачную кассу. Указываются модель и регистрационный номер аппарата (проверяются системой), особенности бизнеса (например, онлайн-торговля), ОФД, параметры подключения к нему. Вносятся данные пользователя аппарата, от имени которого подается заявка.
4. После успешной отправки заявки отобразится ИНН, или регистрационный номер. В течение суток его нужно успеть ввести в онлайн-кассу. Тогда аппарат распечатает бумажный отчет.
5. Опять зайдите в личный кабинет, откройте свое заявление и завершите регистрацию. Введите данные из полученной распечатки: порядковый номер, время выдачи чека и др. Подтвердите отправление, подпишите при помощи УКЭП. Анкета поступит на проверку в налоговую службу.
6. После успешного прохождения фискализации (на все уйдет до 5 дней) вы увидите на сайте надпись, что ККТ зарегистрирован. И получите карточку регистрации с электронной подписью ФНС.
7. Добавьте кассу на сайте оператора, зайдя в личный кабинет. Введите регистрационные данные: номер и модель аппарата, срок действия ФН, адрес, код отделения налоговой, параметры настройки. Выберите опцию «Зарегистрировать».

Теперь оборудование готово к использованию. Чтобы проверить правильность подключения. Напечатайте тестовый чек, проведите оплату. Это позволит убедиться, что данные корректно передаются оператору и налоговой.

Детали интеграции ККМ с ОФД можно уточнить в инструкции по эксплуатации оборудования, где подробно описан процесс.

Какие документы понадобятся для регистрации

Вот что нужно при подаче заявления:

• документ, удостоверяющий личность — паспорт;
• реквизиты организации;
• копия свидетельства ОГРН;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• данные расчетного счета;
• сведения об аппарате — модель техники, серийный номер;
• электронная подпись (УКЭП) для ИП, юрлица должны иметь КСКПЭП.

Номера устройств можно посмотреть в паспорте каждого устройства или в напечатанном пробном чеке.

Как подключить оборудование к интернету

Для корректной работы онлайн-кассы понадобится доступ в интернет. Но даже если соединение будет прервано, информация останется в памяти устройства и будет передана, когда вернется соединение.

Касса подключается к ПК при помощи USB-кабеля. На компьютер устанавливается драйвер — его можно найти на загрузочном диске (идет в комплект). Второй вариант — скачать софт с официального сайта изготовителя. Многие аппараты не требуют дополнительной установки ПО, так как уже имеют встроенную функцию передачи фискальных данных.

Способ подключения к сети зависит от модели аппарата. Для одних моделей используется Wi-Fi роутер, для других — модем. Также можно использовать мобильный интернет, подключив SIM-карту. Но в таком случае нет уверенности в стабильной передаче данных, не во всех местах ловится сигнал. Потому лучше использовать стационарный широкополосный доступ по кабелю.

Алгоритм:

1. Соедините кассу и ПК USB-кабелем.
2. Если используете Wi-Fi, на аппарате активируйте передачу данных.
3. В меню «Пуск» на компьютере выберите раздел «Устройства и принтеры».
4. Запустите «Мастер установки», выполните всё, о чем попросит система.
5. Перезагрузите компьютер.
6. После включения ПК подключенный аппарат будет определяться автоматически.

Далее можно начинать процедуру регистрации, производить тестовые операции. Если сервер подтверждает операции, значит, оборудование подключено корректно.

Как пользоваться аппаратом

Перед началом работы кассир получает ключи от денежного ящика и наличные для сдачи. Проверяет исправность дополнительного оборудования, наличие чековой ленты в принтере, затем открывает смену.

Если кассир работает на ПК, то он должен зайти в личный кабинет онлайн-кассы, ввести данные регистрации, PIN-код кассира (код по умолчанию — 0000). Если скачать специальное приложение, можно использовать для базовых операций смартфон или планшет.

В начале смены аппарат отправляет отчет, в котором отражено состояние счетчиков. При проведении оплаты аппарат данные передаются оператору, а он пересылает их в налоговую.

На протяжении смены кассир сканирует штрихкод на кассе, чтобы открыть чек. Получает оплату от покупателя, формирует кассовый чек.

Чек будет нужен при следующих операциях:

• продажа — получение наличных денег, списания средств с банковской карты;
• возврат товара, денег;
• корректировка — например, при отключении электропитания, указания неверной стоимости;
• внесение аванса, предоплаты;
• продажа в кредит.

Средства могут вноситься картой, наличными или сразу обоими способами (например, если на карте не хватает средств). В последнем случае формируется один чек, где фиксируются обе части суммы. Указывается причина поступления денег: приход, расход или их возврат.

Смена не может продолжаться более 24 часов. Когда она завершается, кассир составляет отчет, приходный ордер, фиксирует показатели в кассовой книге, сдает деньги в основную кассу.

Когда касса неисправна/внезапно отключили электроэнергию, торговать нельзя. Чтобы продолжить торговлю после включения электричества, нужно оформлять чек коррекции. Стоит иметь под рукой запасную кассу, чтобы застраховаться от форс-мажоров. Если аппарат заблокирован в результате DDoS-атаки, данные можно передать в течение 30 дней, тогда штрафа не будет.

Подведем итог

Использование онлайн-кассы делает расчеты легальными и прозрачными для системы налогообложения. Касса регистрируется в ФНС, причем процедуру можно пройти удаленно. Существуют различные виды аппаратов, их выбирают с учетом особенностей бизнеса: например, интернет-магазину нужна облачная касса. Без ККМ вести торговлю запрещено (если только вы не попадаете в разряд исключений), иначе можно получить штраф. Также используется дополнительное оборудование для сканирования штрихкодов, печати этикеток, хранения выручки — это расширяет функциональность основного устройства.